Los que tenemos experiencia como gestores en el área de mantenimiento, en cargos como jefaturas, supervisión y aquellos responsables involucrados en la planificación y programación; sabemos perfectamente que uno de los factores que ponen el riesgo la fluidez operativa de la ejecución oportuna del mantenimiento, especialmente en los equipos más críticos, es no contar con un maestro de materiales y repuestos (MM) con información confiable.

Actualmente hay empresas que proporcionan una importancia relevante a su MM, llegándolo a considerar como un activo que genera valor a la organización; y que, por lo tanto, debe ser revisado y optimizado cada cierto tiempo asignándole recursos y un determinado presupuesto para este fin.

Este proceso de optimización va a permitir obtener un MM de materiales y repuestos bien catalogado y clasificado de acuerdo a normas y estándares internacionales, teniendo en cuenta que en su desarrollo es muy importante las coordinaciones y retroalimentación de parte de los involucrados de área logística de la empresa, para que la estructura e información de su MM cumpla con satisfacer las expectativas del cliente.

¿Qué significa Catalogar?, es un proceso que cumple actividades de anotar, registrar, organizar y clasificar algún objeto. Como concepto consiste en asignar a cada material un único nombre o descripción de tal forma que sea imposible la existencia de diferentes denominaciones para un mismo artículo o repuesto. En este proceso se especifican datos técnicos de dimensión, calidad, estructura, etc., que describen las características de los materiales realizando la normalización de éstos, es decir, se establece un estándar que define a cada uno de ellos. Así mismo, se clasifican todas las existencias similares identificadas plenamente, de tal forma que se agrupan por características comunes u homogéneas en clases, subclases, familias, etc.

¿Por qué es importante la Catalogación de un Maestro de Materiales?, por nuestra experiencia al ejecutar este proceso, que exige un exhaustivo análisis del MM original proporcionado por nuestros clientes y complementado con un trabajo de campo; podemos afirmar que los resultados van a representar ventajas y beneficios traducidos en ahorros de costos para las empresas, entre las principales podemos mencionar:

• Al identificar duplicidad de ítems, se evita la gestión de compras de materiales cuando éstos existan en almacén con otras denominaciones (Falso desabastecimiento).
• Reconocer la intercambiabilidad de algunos repuestos y materiales, evitando compras innecesarias, ya que pueden existir otros en almacén que pueden cumplir la misma función.
• Al establecer estándares y normas a los materiales se agiliza la gestión de compras, ya que la falta de su estandarización obliga a definir sus especificaciones cada vez que se realice la adquisición de éstos.
• Se identifican materiales de fabricantes de equipos originales (OEM) que pueden ser reemplazados por genéricos y adquirirlos a menores precios.
• Al tener los materiales plenamente identificados, se van a evitar obsolescencias e ítems inmovilizados sin uso, reduciendo el almacenaje innecesario.
• Al evitar la duplicidad de ítems, se reducirá la inversión en inventarios al disminuir en el listado del MM la cantidad de ítems a inventariar.
• Se van a reducir errores en las tareas de mantenimiento por el uso de piezas y partes no correctas.
• Se van a optimizar y reducir los tiempos de la planificación de mantenimiento.
• Se van a reducir los tiempos de espera de despacho de repuestos y materiales.
• Se van a reducir las devoluciones y rechazos de materiales.
• Se crea un lenguaje único para todos los usuarios, para la definición de materiales de manera simple y accesible.
• Se va a disminuir los costos de posesión de almacenaje, así como la reducción de los tiempos y certeza en la búsqueda de materiales en los sistemas y almacén.

En conclusión, nuestro servicio de Optimización del Maestro de Materiales ha proporcionado a nuestros clientes una valiosa fuente de información que facilita la administración de los inventarios y posibilita la comunicación eficaz de las necesidades de la operación al área de compras y esta a su vez con los proveedores; además de aumentar la productividad, reducir costos operativos, administrativos y de mantenimiento.

“Sin catalogación no hay organización logística”